2016年06月26日

剣道お役立ち知識【保護者の仕事】(3)役員の仕事後編:年間行事編

剣道お役立ち知識【保護者の仕事】(1)お当番って何するの?
剣道お役立ち知識【保護者の仕事】(2)役員の仕事前編:通常業務編)

に引き続き、剣道団体の役員の仕事について紹介します。

前回は「年間を通じて行う業務」について書きましたが、今回は年間行事への対応業務です。
後半はまだ私が実際に役員として行っていない行事があるので「たぶんこれをやるだろう」という推測で書いています。

細かい部分は省いて書いたつもりなのですが、省きすぎると仕事のボリュームが伝わらないので、そこそこ詳しく書いている部分もあります。



<年間行事対応>

@3月の総会後、係決めを行う。
合宿3名、忘年会2名、レクリエーション2名

A旧副会長からメール連絡網を引き継ぐ

Bスポーツ保険加入(データ作成は事務局)
副会長から事務局に、昨年度の子供会員の新規入会者データを送付する。
事務局から保険入会者(子供全員、大人は希望者のみ)の名簿が会計に来るので、会計が書類を書いて申し込む。

C3〜4月…市立学校施設使用団体登録
登録書類と会員名簿作成。市役所へ届け出する。

D市立武道館の使用登録(5月中旬までに行う)
登録書類と会員名簿を持って行き、市立スポーツセンター窓口に届け出する。

E前期(4〜9月)、後期(10月〜3月)会費等の集金対応(集金袋の作成は会計)
3月末〜4月初めに集金袋配布、4月後半に集金日を決め、集金する。
後期は9月〜10月頃集金袋配布、集金する。

F4月頃、小学校副校長に新任副会長の挨拶(電話をしてから伺う)

G4月初旬 部内表彰式
「皆勤賞、精勤賞、努力賞」出欠表を集計して出席率の高い子に贈る。3名程度
「敢闘賞」前年度、市大会の個人戦でメダルを取った子に贈る。
「リーダー賞」前年度、リーダーを務めた子に贈る。
各賞受賞者は先生と相談、賞状は書記作成、目録は会計作成。

事前にお菓子を予約、準備しておく。当日、人数を数えてお菓子を受け取ってくる。
表彰式の終了後に子供、大人全員(体育館にいる全員)に購入したお菓子を配る。

H部内試合(5〜6月頃)
低学年(小1〜3年)、高学年(4〜6年)、中学生(人数による)、大人の部の総当たり戦を行う。
参加者確認、試合表作成、賞状とトロフィーの準備、当日の係決め、試合進行の管理

I会員募集 ポスター作成と配布、市の広報など

J稽古納め 稽古後、みんなに配るお菓子等用意(12月)

Kミニ大会(市内外5団体合同の大会。年4回、不定期)
参加者の確認、試合用具(旗、ストップウォッチなど)を持って行く手配をする。
防具をつけていない子も「基本試合」に出られるので、その旨を該当者に説明しておく。
試合初参加の子には、持ち物等の再確認をする。(点検済みの竹刀2本、会の手拭)

L級審査対応(6月、1月)
級審査への参加者を確認、事務局に連絡。(剣連への申し込みは事務局)
何級を受審するかは先生が決定、副会長から保護者に伝えておく。
当日の集合、持ち物等について案内する。
受審する人から集金をする。(袋作成、配布は会計)
※段審査は事務局が対応するので、役員の仕事は集金のみ。

M市大会対応(6月、9月)
参加者確認、事務局へ連絡。(剣連への申し込みは事務局)
お弁当の注文用紙を配布、とりまとめてお弁当屋に注文する。受取は当日会場にて。
試合のオーダー内容を先生に確認、選手カードを作成(作成は書記)
参加者から大会参加費の集金をする。(袋作成、配布は会計)
大会数週間前頃に、当日に大会の係員(3名)をする人を募集、決定。
大会前日の武道館のたたみ上げ(会場準備)は役員が行く。その際、選手カードを提出。
大会初参加の人がいた場合、大会の流れや持ち物、駐車場について、竹刀点検をしておくことなどについて事前に口頭で説明しておく。

参加直前に、大会に持って行くものを準備する。
竹刀立て、会の予備手拭い、会の垂ゼッケン(団体名のみのもの)、竹刀手入れ用具、救急箱、ゴミ袋(お弁当用)、筆記用具、会の旗(荷物置き場に貼る)

当日は大会受付をしてプログラムと手拭いを受け取り、保護者に配布する。
竹刀を集めて検査に出す。
お弁当を受け取り、各家族ごとに分けておく。

N夏季(6月〜10月位) お茶準備
役員がお茶を用意し持参する。稽古終了後、見学の人から先生にお茶を出す。

O錬成大会対応
申込は先生が行う。参加費振込は会計。
当日の移動スケジュール確認。
会の持ち物手配(ハチマキ、会の旗、救急箱など。参加する人に渡す)

P夏季合宿、秋のレクリエーション、忘年会係のお手伝い

Q先生方へのお歳暮(12月)、袴の贈呈(2〜3月頃)

Rおもちパーティー手配(1月)
全体の参加人数、用意を手伝ってくれる人を確認。
調理室付の会場を予約しておく。事前に必要な食材、食器などを買い出しておく。
当日は稽古開始後、車で会場に移動し、お母さん達でおもちとけんちん汁を作成する。
稽古終了後、お父さん達に子供たちを会場まで連れてきてもらう。
おもちパーティーの時に、次年度役員を決定する。

S新役員への業務引継ぎ(3月。総会前に引継を終えておく。)

㉑総会準備
出欠確認、欠席者には委任状を提出してもらう。
総会で配布する文書作成。(会計報告、行事報告)
総会で使う会議室の予約と、お茶とお茶菓子の用意。

だいたいこんなところでしょうか。


「剣道連盟への会員登録」や「剣道連盟行事(大会、剣道教室など)への申込」などの作業もあるのですが、それは当会では役員とは別の「事務局」の方が行っています。これも、剣道団体には必須の作業です。


役員を引き継いですぐ、3月から6月前半にかけてがとにかく忙しかったです…。
まだ業務内容がよくわかってない時点で仕事が押し寄せてくるという。


他の会の役員事情はあまり聞いたことがないのですが、先生がボランティア系の団体は、似たり寄ったりの仕事があるのではないかと思います。

とにかく当会は、副会長の仕事が多いです…。
書記は基本的には文書作成だけです。
会計は集金、お金の出し入れの管理、スポーツ保険関係の手続き、帳簿付け、金額の大きな買い物などだけです。
まあ、どちらも決して楽ではないと思いますし(文書作成は、パソコンに慣れていない人だと大変だと思います…まあそういう方は書記は普通やらないでしょうけれども)、お金を扱うのはかなり神経を使うようではありますが…
副会長と比較したら、業務の量自体は半分もないのではないでしょうか。また書記も会計も、他の人との折衝は少ないので、稽古に出てこなくても家でできる仕事が多いです。連絡はメールやLINEでできますし。


行事で実際に動くのは役員の3人全員なのですが、行事でやることを把握しているのが副会長なので、どうしてもそこに仕事の過重が多くかかってくるような感じです。

とはいえ、あんまり役員を増やしても連絡を取ったりするのがやりづらそうですしね。
このくらいの人数で回すしかないのかもしれません。



この仕事内容を見て「えーっ、こんなにいろいろやらされるの?入るの考えちゃうな〜」と感じた方もいると思いますが…
でも、こういうことをやってくれる人がないと、会が動かないのですよね。

入会当初は「親がそんなにいろいろやりたくない」って思っていても、子供がお世話になるにつれて「このくらいはやらないといけないのかなあ」って気持ちになるかもしれません。
そもそも、子供が続ける気になってくれなければ、役員の仕事も回ってこないですし。


お仕事などをされていて、どうしてもそんなに子供の習い事に時間は割けない、という方は、先生や運営がボランティア系の団体ではなく、道場系の団体を選ぶほうがいいかもしれません。
月謝が高い分、保護者の仕事は少ない傾向ですので。(でも、各団体によって違うので、よく確認してみましょう)

以上で、役員の仕事の紹介は終わりです。


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posted by はなずきん at 15:11 | Comment(0) | 剣道お役立ち情報 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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