2016年06月25日

剣道お役立ち知識【保護者の仕事】(2)役員の仕事前編:通常業務編

剣道お役立ち知識【保護者の仕事】(1)お当番って何するの?

に引き続き、剣道団体の役員の仕事について紹介します。

私は今、副会長をやっていますが、かなりのボリュームの仕事があります。
新人さんの面倒をみたり、先生や他の役員や係と打ち合わせをすることも多いので、出席率がいい人でないと難しいのではないか…というのが実際やってみた(まだ、全然任期の途中ですが)感想です。

文書に私の仕事内容をまとめているのですが、現時点で18ページ分もあります。
3月終わりからスタートして、まだ6月が終わったところで、あと8か月もあるんですが。
新しい行事などがあればまだ増えていくので…いったいどのくらいになるのやら。

しかも、私の前任者から引き継いだ時点では文書はほとんどなく、口頭での引継ぎのみでした。これだけのボリュームの仕事をずっと口頭で引き継いできたんでしょうかね…。昔の文書は少し残っているのですが、それもわりとざっくりな内容なんですよね。
私はそのたびごとに、前任者に細かい事を確認しながらやっているのですが、いざやってみると、やっぱりちょこちょこ漏れはあります。


とりあえず、ざっと項目だけ上げていきます。
さらっと一行で書いているようなことも、実際はコマコマとやる事があるのですが。


<年間を通じて行うこと>(通常業務)

@子供会員の入会、退会、休会の管理。

A電話による剣友会についての入会問い合わせ、見学希望者への案内
(私の電話番号が代表として出ているので、見学の方から電話がかかってきます)

B見学体験、新規入会者への対応
当会の説明、おたより配布、体験用の竹刀貸出。先生からも説明がある。
(新規入会者対応)
手拭いを渡す、集金袋配布(後日会計から)、名簿の訂正、お便り配布先一覧の訂正、出欠表訂正、スポーツ保険手続き(会計)、自分のスマホとパソコンへメールアドレス、名前等の登録、中古稽古着や防具レンタルの手配。

C稽古日程管理、場所確保
小学校体育館を使用できる日程の確認(小学校開放連絡協議会代表から来る予定表にて)
小学校の体育館が行事などより使用できない場合、他の場所の確保
先生と相談のうえ、稽古日程や行事日程を決定する。
他の場所の施設利用券などを管理し、稽古当日に行けない場合は行く人に渡しておく。

Dおたより作成対応(毎月15日頃に配布)
稽古日程や行事日程を書記に連絡→書記が作成→三役で内容確認→書記が人数分コピー
配布は書記または当番などが行う。(配布できなかった分は出欠表にはさんでおき、当番が随時配布)

Eその他配布物
4月…会員名簿
5月…年間行事予定表

F子供会員保護者へのお知らせメールの作成、送信
先生の依頼に応じて、また稽古や行事の日程や内容について連絡や出欠を取る必要がある場合など。

G当番の仕事内容の管理(当番の毎月の割振りは書記担当)
当番グッズの管理(のり、シャープしん、消しゴム、使用券の在庫確認)

H出欠表の管理(表の作成は書記、出欠をつけるのは当番だが、入会者や退会者など気を付ける)
小学校以外の場所での稽古の場合、当番はいないので、見学のお母さんにお願いして出欠をつけてもらう。
年度末に出欠の集計を取り、4月始めに行われる表彰式の「皆勤賞、精勤賞、努力賞」受賞者の参考データとする。

I学校施設等使用券の管理(購入場所は市内に複数ある)
時々在庫確認。残りが少なくなったら購入する。(金額が大きいので、会計さんにお願いすると良い)
一回の稽古につき、1000円分必要となる。

J会員、先生間の連絡や質問、要望への対応

K備品の購入(金額が大きいものは先生に相談してから)

L倉庫の備品管理は役員の仕事ではないが、時々確認したほうがいい。
(扇風機、ストーブ、防具、竹刀、木刀、試合用具等)

M試合や審査の前、新人さんには竹刀点検が必要なむねと、持ち物等についてフォローをしておく。

N稽古場所が変わる場合、稽古用バッグ(出欠簿、救急箱など入っているもの)、素振り用の木刀を持って行く必要があるので、次回に稽古に来る人に、稽古終了時に渡すように気を付ける。
バッグの中身の見直し、整理等は主に副会長が行う。


だいたいこんなところでしょうか。
要するに…、「稽古そのもの」はもちろん先生が責任を持って行っていて、役員はその内容には関わりませんが、それにまつわる様々な雑用はほぼ、副会長に責任があるような感じです。

特に稽古場所の確保、行事日程の決定、など、会の活動の根幹にかかわるような部分で責任があるので、かなり考える事、他の方との打ち合わせや、実際にやる事も多いです。

その場でやるような事(物の出し入れや、細かい備品の購入、行事の手伝い等)は他の方もフォローしてくれるのですが、「それが進行されているか、きちんと終わったかどうか」を確認するのは私の仕事、なわけです。


まあ、実はそこまできっちりやれ、と言われているわけではないのですが…、
でもやらないと、結局自分に返ってくるのですよ。
いざその場になってあれやってなかった!とか、あれはどこにあるの?とか…、まあ、それからでも対応できない事はないのですが、そうしてると稽古時間が削られてしまうではないですか。
私としては、できる限り稽古には参加したいので…事前にできる事はやっておきたいのです。


しかし、こんなにやる事あったのか!
ここに書いただけでぐったりしてきました(笑)


でも、これはまだ副会長の仕事の一部でして…。
他にも「年間行事への対応」があるのです。

剣道お役立ち知識【保護者の仕事】(3)役員の仕事後編:年間行事編)
に続きます。

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posted by はなずきん at 16:44 | Comment(0) | 剣道お役立ち情報 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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