2016年04月03日

母と子の剣道日誌(69)役員の仕事、効率化したい。

相変わらず副会長の仕事に忙殺されています…

もちろん、副会長の仕事そのものが多いのもあるのですが…
それにしても、いろいろ非効率な事情が多くて進みが悪い、というのもあるんです。

役員は私(副会長)、OTさん(会計)、SWさん(書記)の3人なのですが、OTさんは日曜しかいらっしゃれない、SWさんはフルタイムでお仕事をされていて、出張などもあり、最近会う機会が少ないのです。
しかもこの3人全員、入ってから2年以内で役員初経験ですから、いつ何をすればいいのか、おおまかにしか把握していないのです。

昨年、役員をやっていた3人の方は、一人の方は男性だったのでなかなか連絡が取りづらかったようですが、あとの2人はとても出席率が高かったし、うち一人は役員経験者で、二人ともお母さんは剣道はされていなかったので、稽古時間中に話すことができて、仕事は進めやすかったのではないかと思います。

今回は、一番出席率が良くて、一番動くべき私が稽古に出ているということもあり…、
いろんな人にいろんな事を確認する時間がなかなか取れません。
最近は、子供稽古の時間はあまり稽古に出られず、他の役員やお母さんとの打ち合わせをしている事が多いのですが、それだけにその後の大人稽古の時間はフルに出ているので…
子供を教えていたり、大人稽古に出ていたりする先生をつかまえて話を聞くのがなかなか大変です。


いつも稽古場にしている小学校が使えない時は、他の会場を取ったり書類を出したりするのが副会長の仕事で、稽古の最後まで残って書類を出して帰らないといけないので、防具をしまったり書類を出したりとひと仕事終えた時には、話をしたい人が帰ってしまっていたりすることもあったり。
今の会はいろんな仕事がいろんな先生やお母さんたちに分散していて、複数の人の話を聞かないと物事を決められないことが多いのです。

役員同士はスマホのLINEで連絡を取り合うことにしていて、LINEは即時性があるのは便利なのですが、決める物事が複数ある場合、話題が流れてしまって後からたどりづらいのです。
メールもあまり頻繁にやりとりしてもわかりづらいし…

急ぎの事はLINEやメールで連絡しようと思いましたが、さほど急ぎではないけれど、進行状況を知っておいてほしいようなことを共有できるツールはないかな…と思っていたら、ちょうどいいのを見つけました!
サイボウズ という無料サイトで、ToDo(やるべき仕事)を複数の人で管理できるシステムがあったのです。
デジタルに頼りすぎるのもあれですが、やはり便利なものは最大限利用して、仕事は漏れなく素早く進めたいものです!


役員の業務内容も基本的には「前年踏襲」で、あまり効率的ではないことが多いです。
「ちょこっとシステムを直せばこっちが楽になる」ようなことが直されていないままで。
いろいろと直したいのはやまやまなのですが、他の人を通さないと直せない事が多々あり、勝手にやってしまうわけにもいかないようなのです。


他の剣友会などでは、こういう事務作業はどうされているのでしょうね。
お母さん達は数年で入れ替わってしまうので、継続的に効率化していくのはなかなか難しいのかもしれませんが…。
ほとんどの人が専業主婦だった時代と今は状況も違ってきているので、私としては、もっと作業を効率化してから次世代に渡したいところですが…いろんな過去の経緯があったり、いろんな方が関わっている事なので、さじ加減が難しいです。


いざ役員になってから知ったこともたくさんあり、外から見ているのと、自分でやるのとでは大違いだな〜と思っています…。

posted by はなずきん at 21:45 | Comment(0) | 親子で剣道2剣友会編(1級まで) | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前: [必須入力]

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント: