2012年12月29日

あな吉手帳関連 学校プリントのファイリング術

今回は「あえて手帳に一元化しなかった、学校のプリント整理術」がテーマです。
あな吉手帳がテーマのブログと言いながら、あな吉手帳の話ではないのですが(笑)。
私は学校プリントを手帳にファイリングしていないのですが、ファイリングする方にとっても、何のプリントをどのようにファイリングするか、というやり方については参考になるかと思います。


あな吉さんの本では、学校のプリントなどもすべて手帳にファイリングすることを勧めていました。
しかし、ほぼ家にいる私にとっては、わざわざプリントを手帳に入れておく意味があまりありません。いつも仕事で飛び回っているあな吉さんと、全くの専業主婦である私では行動パターンも違いますし。

手帳が分厚くなりすぎるのがイヤなのと、学校や幼稚園のプリントなどは今までも整理方法が確立していたので「持ち歩くのはスケジュールに関係するもの」だけにしました。


学校や幼稚園の年間スケジュールだけは手帳にファイリングしています。月間スケジュールを更新する時や、3か月以上先の予定を確認する時に必要になるからです。
私の場合、学校行事以外では3か月以上先のスケジュールが決まっていることはほぼないので、これだけ持ち歩いていれば十分です。


ちなみに、手帳を持っていない外出時にスケジュールを決めなければならない時(私の場合はあまりそういうことがありません)は、携帯のカレンダーにとりあえず入力しています。
携帯には主人の休日、自分のスケジュールに関係する学校行事など、最低限のスケジュールだけ入れてあり、詳細なスケジュールは帰ってから確認して、手帳に転記しています。
本当は手帳を持ち歩くほうがその場でスケジュールの詳細の確認と記入もできて便利なのでしょうが、やはりあな吉手帳は大きいし、外出時にはめったに使うことがないので、常に持ち歩く気にはなれないのです…。
携帯だと必ず持ち歩いているので、入力が二度手間ではありますが、外出時のスケジュール管理は携帯でしています。



さて本題ですが…
子供が3人もいると、プリントの数も膨大です。
ちなみに今うちの子は、小5、小3、幼稚園年長ですので、小学校と幼稚園の両方のプリントがあります。
最初の頃は必要ないプリントでいっぱいになってしまって、必要なものがどこにあるかわからなくなってしまったりしました。
いろいろ試行錯誤しましたが、現在はわりとすっきりわかりやすく整理できているかと思います。
というわけで、私の学校プリントファイリング術を紹介します。


(1)子供の数だけ、A4版のプラスチックケースを用意します。

私は100均のケースを使っています。A4ぴったりではなく、A4のクリアファイルが入るサイズのものがいいです。(クリアファイルが入らないサイズのものも多いのでご注意ください)


プリントをためていくとかなりボリュームがありますので、厚めのファイルを用意します。私は厚みが4センチのものを使っていますが、時々プリントを整理しないといっぱいになるので、これより厚くてもいいかもしれません。

この場所にはこれ以上プラスチックケースを立てるスペースがないので、ファイルに入る以上に書類が増えたらいらないものを捨てることにしています。


外側には、どの子供のケースかわかるようにインデックスをつけます。
我が家では本棚に立てて保管してあるので、ケースの横にインデックスシールを貼っています。


はなずきんの日記帳-棚にあるファイル


はなずきんの日記帳-ファイル用ケース


私は学校プリント以外の書類関係も、同様のケースに入れてインデックスをつけて、同じ場所に立ててあります。

例えば、手紙関係(便箋、切手、宅急便の送り状など)、保険関係の書類、あと書類ではありませんがチャック付のビニール袋など、日常的によく使うものをまとめてあります。


(2)何度も見る、重要度の高いプリント(連絡網、学級名簿、年間スケジュール等)
透明なクリアファイルに入れてから、子供別に分けたプラスチックケースの中の一番上に入れます。


はなずきんの日記帳-重要プリント


余談ですが、私は人の顔を覚えるのがとても苦手で、子供の友達やその親御さんの名前をなかなか覚えられません。

前に同じクラスだったか、とか、そもそもどの子供の知り合いだったのか…ということがかなり怪しいので、名簿の類は幼稚園時代からみんな保存してあります。

なので、このクリアファイルには過去の名簿も全部入れてあります。

学校や街で会って(たぶん知り合いを思われるので)話をしたものの、いったいあれは誰だったのか?などという時に、よくこの昔の名簿を探したりします…。(笑)


(3)プリントをもらったらすぐチェックし、買物しなければならないものがあれば、買い物リスト(財布に入れているもの)に転記します。

この「財布に入れている買い物リスト」については次回のブログで詳細を紹介したいと思います。


(4)スケジュールに関係するもの

カレンダー(リビングにある、家族全員の予定が書いてあるもの)と手帳の両方に転記します。

うちの子の小学校は必ずしも時間割通りに授業が行われないことが多く、行事などにより授業時間数にかなり変動があります。
子供の帰ってくる時間は私にとって重要な情報なので(その時間家にいるとか、鍵を渡すとかしなければならないので)、学校から出る月間スケジュールが書かれたものからすべて何時間授業なのかを転記しています。
(長男、次男で6,5など、時間数の数字のみ書いています)


(5)スケジュール等に関係あるもので、後で見返す必要があるもの(行事の案内プリントなど)

A4サイズのクリップボードに日付順(子供ごとではなく、そのプリントが必要な日付の順番に並べる)にファイルします。

同じ行事関係の書類が複数ある場合は、まとめておきます。
このクリップボードは常に目につく、手に取りやすい場所(私の場合はパソコンデスクの上の棚)に置いてあります。

はなずきんの日記帳-クリップボード


手帳に学校プリントをファイリングする方は、この「クリップボード」に相当するのをあな吉手帳にすると良いかと思います。

手帳にファイリングする場合も行事等のプリントは「必要になる日付順」に入れることをおすすめします。
これ以外にも2)の重要度が高いプリント(連絡網など)も入れておくといいかもしれません。


(6)後で見る必要がなさそうなもの(学校外のイベントチラシや、兄弟でだぶっているものなど)

これはその場で捨てます。経験上、この手のものは取っておいても後で見ることはまずないからです。
兄弟で同じプリントをもらってきた時は、必ず弟のほうだけ残して1枚は捨てます。
捨てるのはどちらのプリントでもいいのですが、残ったものを誰のファイルに入れるか決めておかないと、後でプリントを探す時に混乱します。


ちなみに、子供のテストや授業で使ったプリントなどがあった場合、終わっていればすぐ捨てます。
これも取っておいても見返すことが全くないからです。
中学だと定期テストもあるので後から必要なこともあるかもしれませんが、小学校では使い終わったプリントを見ることはまずない、ということが経験上わかったので、発見しだい捨てています。


(7)さしあたって必要ないが、しばらく取っておいたほうがよさそうなもの(学級だよりなど)

子供別のプラスチックケースの、名簿等の入っているクリアファイルより下に、「もらってきた順」に重ねて(新しいものを上に重ねていく)入れます。

子供別のファイルにプリントを入れる時は、プリントの種類に関係なく新しいものを上に重ねていくことがポイントです。
古いプリントを見返すことはめったにないですし、プリントの種類ごとに分けるのは大変なうえに、実際にプリントを探す時にはあまり役に立たないからです。

というのも、同じような内容が学級だよりに書いてあったり、学年だよりだったり、学校だよりだったり…「あれはどのおたよりだったかな?」と考えるより、「最近もらったもの」を調べるほうが早いからです。


(8)クリップボードにはさんでいたプリントは、行事の時にそれだけ抜き出して準備をしたり、学校に持っていったりします。
行事が終わって必要がなくなったものは、捨てるかクリアファイルに保管しておきます。


クリップボードでは行事の日付順、プラスチックケース内ではもらってきた順にファイルするのがミソです。重要度の低いものは、おたよりの種類別などに分けるとかえって見づらくなります。
新しいもののほうがより見ることが多いので、内容で区別することなく、どんどん上に重ねていって保存します。必要があって下のほうから取り出したら、それは取り出した時点でまた上に重ねます。

これは”「超」整理法”という本に乗っていた、「押し出し式ファイリング」を応用したものです。
必要な情報は上に来て、必要ないものは後ろに追いやられていくため、必要な頻度の高い情報ほど上にあって探しやすいのです。


最初の頃はおたよりの種類で分類していたのですが、分類して入れること自体がかなり面倒なのと、前のプリントを探す時はかえって時系列順のほうが探しやすいことがわかったので、現在の方式に落ち着きました。


(9)冷蔵庫等におたよりを貼ると、開け閉めするたびにぴらぴらして邪魔なので貼りません。
唯一の例外が給食の献立で(毎日のように見るものなので)それだけは冷蔵庫に貼っています。
また給食の献立だけは「使い終わった後には必要ないものだけど保存」しています。単に私が学校の給食メニューを取っておきたいだけ(自分も取っておけばよかったと思ったので)なのですが。


(10)プリントを処分するタイミング

私は一学期ごとか、プリントがケースにいっぱいになったら時々前のほうを見返して、もう必要ないと思ったものを捨てます。

学級だよりはしばらくは必要なことがあるのですが、学年が終わってから取っておいても全く見返さないので、もらってから一学期以上経過したものは捨ててしまいます。

学年が終わったら、とりあえずファイルから別の場所にプリントを移し、一学期くらいは保管しておきますが(稀に前の学年のプリント内容が必要になることがあったので)、その間見返すことがなかったら処分します。

処分せず取ってあるものは、名簿や連絡網、給食の献立のみです。

「思い出」と思って取っておいても、結局のところ全然見返すことがないからです…。


私自身も30歳くらいまでは自分の学校時代の「思い出」を取っておいたのですが、後で見ても恥ずかしいだけだし(笑)、場所がなくてふだんしまいこんでいるので、結局見ないのです。

だから「どうしてもこれだけは」というもの以外は処分してしまいました。

こういった「思い出」の類はほんの少しだけあれば十分だと私は思っています。


以上、我が家のプリントファイリング術でした。



学校プリントのファイリングで重要なのは「ためておかないこと」です。

毎日たくさんのプリントが出ますから「後で」と思うと肝心の情報を見落としかねません。

面倒でも、子供が帰ってきたらすぐにプリントを出させて、その場でチェックしたほうが後々楽です。


プリントとは違う話ですが、私はカバンの中の荷物整理は、帰ってすぐにやってしまいます。

次に出かける前にやると、たいてい何かしら見落としがあるからです。

買ってきたものを出し、その場で必要な場所におさめ、カバンの中に補充すべきもの(ティッシュやハンカチなど)は、帰ってきたその日にセットしておきます。

帰ってきた時はまだ記憶が新しいので、カバンにあれを入れておかないと!とかいうことを覚えているのですが、次に出かける時には忘れていたりするので…。

帰った時にどうしても時間がなくて荷物整理ができない時も、出かける直前ではなく、時間の余裕のある時にチェックすることが多いです。


また、学校のプリントの話ではありませんが、手帳に関連して…。
行きたいお店などの情報もあな吉さんは手帳にファイリングしていますが、私の場合は行きたい飲食店の情報があまりに多すぎて手帳がいっぱいになってしまったので、これだけ独立した別ファイルにしました(笑)。

私はかなり食い意地の張ってるほうでして、行きたい店がいっぱいあるのです。

専業主婦なので外食はたまにしかできませんが、それだけに外で食べられる時は「どこにしようかな?」とかなり楽しみにしているもので。

私の場合、やっぱりほぼ家にいることが多く、外出している時に「どこに行きたかったかなあ」と思うことはあんまりないので、別ファイル方式でいいのです。外出先から思いついた時に店に行きたい方は、手帳にファイリングしていたほうが便利でしょうね。


今までは「この店行ってみたいなあ」と思っても、そのまま放置して忘れてしまうことも多かったのですが、その場ですぐ情報をファイリングすることによって、いざ「どこかに食べに行きたいけどどこにしようかな」という時にすぐに情報が出てくるのはとても便利です。


店の情報をファイリングする時に重要なのは、必ず地図をつけておくことです。
スマホなどですぐに地図を検索できる方はその場で検索してもいいかと思いますが、私の携帯はパケホーダイではないので、いちいち検索しているとパケット代がかかってしょうがありません。
なので、元の情報に地図がない場合は、必ずパソコンで検索して地図をつけておきます。


次回は、「手帳には書いていない買い物リスト」について書きたいと思います。

posted by はなずきん at 00:17 | Comment(1) | TrackBack(0) | あな吉手帳(主婦の手帳術) | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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ブログ読ませて頂きました!僕は美容師兼経営者をやっています!よかったらブログ読みにきてくださいね。そしてよければ読者申請もお願いします。
Posted by Matsubara at 2012年12月30日 00:32
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