2016年11月13日

母と子の剣道日誌(114)どうなるの!?創立記念大会(その3)懇親会の準備もいろいろ

母と子の剣道日誌(113)どうなるの!?創立記念大会(その2)こんなにいろいろ考える事あるの!?から続いています。

おひさしぶりです。だいぶ、間が空いてしまいました(^_^.)
そうこうしている間に、私と次男の初段審査が目前となっておりますが…
とりあえず、前回の続きから。


懇親会は、当初は市内の、よくそういったお堅い?パーティーが行われる会場を取るつもりだったようです。
でも、開催日が秋の連休だったせいか、7月の時点ですでにそこは埋まっていて取れなかったようです。


どうするのかな?と思っていたら、SZ先生は、職場のパーティーをよくやる…という、市内のとあるアミューズメント施設のレストランを抑えてきました。
剣友会の創立記念パーティーなのに、アミューズメント施設のレストラン??
何か違和感がありましたが、当市ではそこのアミューズメント施設と連携して、いろいろ市の事業をやっていたりするので…まあ、当市ならではってことでそれはアリなの?
パーティーには、そこの施設のキャラの着ぐるみも来てくれるんだとか…。


SZ先生はそこの施設のことはよく知っているようなので、あまり考えることはない、と思っていたようですが…
先生、役員などが打ち合わせしてみたら、いろいろ決めるべきことがあることがわかりました。

わりと直前の打ち合わせの席上で、IZさんが
「せっかくだから、懇親会の会場で、当会で以前撮ったビデオとか流しませんか?」
と提案したのですが、今までのビデオを作っていたSZ先生は
「それ、DVDに焼いて持っていかなきゃいけないの?多少編集もしなきゃいけないし、まだプログラムも作らなきゃいけないのに、それは大変だよ!?
大会で撮影したビデオは流そうと思ってるけど、それだけじゃダメなの?」
としり込みしましたが、IZさんに「今まで作ってあるのを流すだけでいいんですから」と強く要望され、結局やることに。
「いや、こんなことまでやらなきゃならないなんて、大会の話を大きくするんじゃなかったな。後悔してる」とSZ先生はぶつぶつ言っていました(笑)


そしてそのレストラン、SZ先生以外は行ったことがありません。
会場の広さ、席数、会場の構造などもよくわからないので、SZ先生と一緒に、事務局のIZさんと私が下見に行くことになりました。


会場のレストランは、アミューズメント施設の中にあるのですが、
打ち合わせに行った時は、すでに営業終了をしていました。
担当者の方が入口まで迎えに来てくれて、施設が真っ暗になっている中をレストランに向かいます。

ん?この施設の担当者さん、ちょっと前に見たよね…、

実は、うちの娘が今年の夏、ここの施設で「スタッフ体験」というのをやりまして…
パレードの時にお客さんの前でちょっと踊ったりしたのですよ。
その時の担当者が、今回の懇親会の担当でもあったのでした。


やや暗くなっているレストランの中を見せてもらい、どこを使っていいかなど説明を受けます。
そして打ち合わせしてみたら、やっぱりいろいろ「考えてなかった」ことも出てきました。


会場のレストランはアミューズメント施設の中なので、入る時にはチケットが必要なのですが、それを誰がどこで参加者に渡すのか。
テーブルと座席の配置はどうするのか。どこに来賓が座ってもらうのか。
(そもそも来賓扱いにするのは誰なのかも詰め切れていませんでしたが)
誰が来賓を席に案内するのか。
DVDはいつ流すのか。
集めた参加費はいつ支払いをするのか。
キャラと一緒に記念写真を撮る時間をいつにするか、誰とどういう風に撮るのか。
大会には参加せず、懇親会だけ来る人にも記念の手拭いを配ることにしているが、誰がその対象なのか。
OBの方のほとんどは現役の人の顔を知らないし、逆もまた然りなので、名札をつけることにしたのですが、どういう内容の名札を作って、どうやってつけてもらうか、子供は名札をつけるかなど。


その他こまこまと、詰めなければならないことがありまして…。
なんだかんだで、打ち合わせに1時間以上かかりました。

夕方から打ち合わせで、終わってからそれぞれの家に帰ることになっていたのですが、
帰る前に立ち話をしていたら、やっぱりまだ話して決めるべきことがけっこうあることに気づいて(^_^.)
結局、3人でファミレスでご飯を食べながら、打ち合わせをすることになったのでした。

この打ち合わせもけっこう考えることが多かったのですが…
なんとか話をまとめ、後はちょっと会のことに関わる雑談をしたりしていました。
ふだん、稽古の時はあまり話をする時間もないので、SZ先生やIZさんといろいろ話すことができて、よかったなあと思いました。
役員の仕事は大変ですけれども、こうやってコミュニケーションの機会が取れたことはこの大会あってこその収穫だったなあと思います。



その後、稽古の時に、手伝いのお母さん達への説明も行ったのですが、
その時にも「パーティーの時の服装はどうすれば?」という質問があり…
そう言われるまで、そのことは気づいていませんでした(^_^.)

ふだんの飲み会なら、服装に決まりなんてもちろんなくて、みなさんラフな格好で来ます。
剣道関係の行事の時も、試合や稽古の時は稽古着に決まってるし、保護者には特に決まりはないですからごく普通の普段着ですし…。今までこの会の行事で服装のレベルを気にしたことはなかったのです。

でも今回はさすがに「記念パーティー」と銘打っているし、来賓も呼ぶので、今回は「わりときちんとしたかっこうで」ということになりました。
ただ会社の行事ではないですから、スーツまで着ることもないでしょうし、女性のほとんどは主婦ですし、(働いている方は多いのですが、ほとんどがパートで、スーツ姿で会社に行っている人は少数派でしょう)、男性はクールビズ程度の襟付きでジーパンはなし、女性も同程度で、という感じで話したのですが、これまた、なかなか難しくて(^_^.)

後でメールを流した時に「スマートカジュアル程度」という表現にしたのですが、実際に集まった方は、きちんとしたパーティーっぽい(やや正装な)服装をした人もいれば、ジーンズじゃないけどカジュアルぎりぎり、くらいの方までいろいろいまして、こういう服装コードを伝えるのは難しいんだなあ…と思いました。


私自身は普通の飲み会の幹事をしたことは何度もあるのですが、こういうきちんとしたパーティーの主催者側に回るのは初めてでした。SZ先生はこういう経験はあるようでしたが、私も含め役員やIZさんもこういう経験は初めてです。
私は自分やごく親しい友達の結婚式の企画をした事は過去にありますが、そういうのともちょっと違う感じですし…。


ほんと、フタをあけてみないと何があるのかよくわからない…、という感じでしたね。


それでもなんとか、事前にやるべき(であろう)ことはなんとか打ち合わせや作成を終えて、いよいよ大会当日を迎えました。


(続く)
posted by はなずきん at 21:44 | Comment(0) | 親子で剣道3剣友会編(初段まで) | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする