2016年04月25日

何かと「長」な今年…。

ご無沙汰しております。

今年、剣友会で副会長をやっている事は書きましたが…
副会長の仕事の中で、数年に一度しかやってこない「学校施設開放協議会代表」という仕事も、なぜかばっちり当たってしまっています。

どういう仕事かというと、いつも稽古場所として借りている学校の体育館を使っている、他の団体も含めたすべての団体のスケジュールを統括する仕事なのです。

今借りている学校の体育館を使っている団体は、うちを含めて9つあります。
だいたい団体は固定されていて、使用する曜日や時間帯も決まっているのですが、学校行事などにより使えない日があったり、団体の都合で使用しない日があったりします。
そういうスケジュールをまとめて、教育委員会に申請する書類を作成したりするのが「協議会代表」の仕事なのです。

この「協議会代表」の仕事は、各団体の持ち回りで半年ごとに交替するので、うちの団体には4年半に一度しかやってこないのです。つまり、前の副会長さんはこの仕事内容を知らないという…。
たぶん今いる元役員さんの中で、この仕事をやった事がある人はいないと思われます。

昨年、副会長になる前(内定はしてましたが)の2月からいきなりこの仕事がやってきて…
自分の団体の仕事もわからないまま「代表」の仕事を引継ぎ、なんとかやり方がわかってきた頃に、市のシステムが年度代わりで微妙に変わったり、団体の入れ替えがあったりして、けっこうやることが多かったのです。
これも引き継いだ時は書類もごちゃごちゃでして、何が何やらという状態をだいぶ整理しました…。



そして今年、長男の中学のPTA役員もやることになっていました。
これはあらかじめ、1年の時に「何年に役員をやる」という希望を出していて(子供一人につき、必ず1回やる事になっています)長男と次男が一緒に中学校にいる、長男が3年の時がいいかな?と思って今年にしたのですが…。

今年は剣道のほうも忙しいし、母の面倒も見なきゃいけないし、なので、こちらはそんなに力を入れないようにしよう…と思っていたのですが、なぜかこちらも「委員長」になってしまいました(笑)。

というのも、委員長は本部の会議に出て活動報告をしたり、そのために実務部隊のリーダーとの連絡を取る事が仕事なのです。
あらかじめ年間の会議の日程は決まっているし、平日の午前中に用事が済みそうな事ばかりだったので、むしろ実務部隊よりも委員長のほうが私にとっては都合がいいのでは?と思ったのです。

委員長ひとり、副委員長ふたりが必要で、仕事内容はほぼ同じなのですが、希望者3人でじゃんけんをしたら、私が委員長になってしまいました(笑)。

仕事内容としては委員長は案外楽じゃない?と思っていたのですが、しょっぱなから「引継の時に途中で帰ってしまった人がいて、それが誰かわからないので名簿と照合してほしい」とかいう仕事が来て…、個人データの管理は委員長の役割なのです。
基本、人の管理や連絡は下のグループ内で行うので、こんな仕事は発生しないはずなのですが…
私のやっている委員が全体で35名と多いし、欠席者や途中で帰った人がいたのでこんな事になってしまったのですね。

照合してみたら、出席していたのに欠席にされていた人とか、名簿上、違うグループに振り分けられちゃった人とかいて、なんだかごちゃごちゃで(汗)
結局、私がエクセルで名簿を作って、当日書いた手書きのメモと合わせて一人一人チェックして、その不明者を探り当てたのでした…。

これからはこういうややこしい仕事が来ない事を祈ります。


結局、今年だけで3つも「長」をやることになってしまったという。
昨年はこれといって何もやってなかったのですが、そのあおりでしょうか?(笑)


しかし「協議会代表」の仕事はめんどくさいので、早く終わってほしいです…。
あと3か月もありますが〜。

剣道の副会長のほうは、登録作業や部内行事はひと段落したのですが、6月に審査や大会があり…自分も受けるのにいろいろ手配もしなきゃいけないし。
母の次の行先の老人ホームの見学などもしなければいけないし、まだまだ忙しそうです。



posted by はなずきん at 11:25 | Comment(5) | 近況 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする