2012年08月19日

あな吉手帳 改善してみました(その2)やることシートと綴じる順番



前回に引き続き、あな吉手帳の改善についての話題です。

今回は主に「やることシート」とリフィルを綴じる順番についてです。


私は最初の頃、A5のバインダーが手に入らなかったので、手元にあったB5のバインダーでプロトタイプ(試作品)を作っていろいろ試してみたのですが、どうしてもページをめくるたびにふせんがぴらぴらはげたり、落ちてきたりしてしまいます。
マスキングテープで抑えのフラップも作ってみて、「やることシート」のほうはこれでなんとかなりましたが、週間スケジュールに貼っているほうはフラップをつけられないので、どうしてもはげてきます。

せっかくのふせんがはがれてしまっては「忘れないはずのやることがわからなくなってしまう」ので元も子もありません。

やることシートのほうも、マスキングテープのフラップのせいでふせんがはがしづらく、なんだか見た目がごちゃごちゃしているのも気になりました。


ふせんもいろんな大きさを試してみて、あな吉さんの使っている「ポストイットスリム見出し」 が一番コンパクトですっきりとして使いやすいことがわかりました。
最初は手元にある付箋を活用しようと、あるものを小さく切って使っていたのですが、大きさが微妙に違ってしまったりすると、貼った時の見た目がごちゃごちゃしてしまい、見づらい感じがしました。
妙なところでケチらず、付箋は大きさの統一された市販品を使うほうが、見た目がすっきりしてわかりやすいです。


でも「ポストイットスリム見出し」を使っても、やっぱりぴらぴらはがれてくるのは変わりません。
マスキングテープのような、細いセロファンのような材質の付箋を見つけ、これならふせんの全体がつくのではがれなくていいかも…と思いましたが、テープ状になっているだけに、いちいち切るのが面倒だし、大きさも揃いません。


いろいろ考えたあげく、フラップで付箋を抑えるのではなく、今週の週間スケジュール表全体を、クリアファイルを改造したカバーで覆うことにしました。
これならカバーをしたまま全体を見渡せるし、ふせんもはがれてきません!

すぐにカバーを開くこともできるので、ふせんのつけ外しも面倒ではありません。


はなずきんの日記帳-ウィークリーページ


カバーの作り方は、あな吉さんの本で紹介している「2つ折りのやることシート」の作り方とほぼ同じです。

リフィルの大きさにクリアファイルを切って、上側の一枚のリングにかかる部分だけ切り取ります。

私はめくりやすいように、一番下にめくる部分をつけました。

シートが透明なので、めくる部分がわかりやすいように、クリアファイルを残した上に、マスキングテープを貼っています。


はなずきんの日記帳-ウィークリーのカバー

あと、あな吉さんは付箋パッドを手帳の最初のページにつけていましたが、私は付箋を書いたらスケジュールページかやることシートにすぐにつけるので、ふせんを書いてからいちいちスケジュールページをめくるのが面倒だと思いました。
また、今週のスケジュールページが月間スケジュールの後にあるのですが、一番頻繁に開くのは今週のページですから、月間よりも今週ページが前にあるほうが効率的だと思いました。


あな吉さんは、やることシートも透明なシートで作っていますが、これだとマスキングテープで付箋のカテゴリ分けのタイトルをつけざるを得ないので、どうも見た目がすっきりしません。
シートが透明なままだと向こうのページが見えて邪魔だし、かといって裏に紙を貼る時に両面テープを使うと汚いし(テープ面が透けて見えてしまう)、マスキングテープなどで裏から張っても、やっぱりテープの裏が見えてしまいます。

さらに2つ折りタイプだと、折った部分を閉じている時に「やること」の全体を見渡せないうえに、閉じている時に上下のふせんがからまってごちゃごちゃするのが気になります。

これまた「ふせんが取れてしまう原因」になってしまうので、これもなんとかしたい。

なので、私は手帳に綴じる順番を下記のようにしてみました。


1)今年の目標


はなずきんの日記帳-手帳1ページめ

手帳を開いてすぐのページに、今年の目標を書いた紙を入れました。

この部分はスケジュールを活用する部分としては使いづらいので、入れ替えの少ないものにしてみました。


2)ファスナーケース


はなずきんの日記帳-ファスナーケース部分

ファスナーケースは、ふせんパッドより後に配置すると、もこもこして書きづらくなるので、最初のほうに綴じています。左側は特に活用できないので、私は子供からの手紙などを入れてなごむページにしました。(笑)

ファスナーケースの中身は、穴を補強するシールと、ポストイットスリム見出しの予備、あとたまにしか使わない大きい付箋です。


3)下敷き


はなずきんの日記帳-下敷き部分

ウィークリーへの書き込みをするときなど(あまり頻度は高くありませんが)ふせんパッドが後ろにあるともこもこして書きづらいので、ここに下敷きを入れました。


右側は備忘録にしていて、手帳で新しく作りたいページとか、子供の剣道の時に持っていくものなどを書いてあります。(透明カバーをめくりづらい場所なので、あまり頻繁に入れ替えないものにしています)

この備忘録は、その次に入っている今週のウィークリースケジュールのカバーと一緒に入れ込んであり、カバーにはマスキングテープが貼ってあります。


もっとも、私はマスキングテープを貼るような用事はほぼ家でやるので、ここに貼ってあるマスキングテープを使うことはめったにないのですが。

商品を購入した時など、封にちょこっとマステが使ってあることがあり、持っていない柄だったりするのでここに貼ってあるという感じです。


4)今週のウィークリースケジュール


はなずきんの日記帳-ウィークリーとふせんパッド

はなずきんの日記帳-ウィークリーページ

市販品を購入すると高いので、ネットでダウンロード して印刷したものを使っています。

透明カバーがついているので、裏に一緒に(3)の備忘録が入れてあります。


今週は夏休みなうえに真ん中に旅行が入っているので、ふせんの数が少ないですが…。

ふだんはもっと、貼りこんであるふせんの数は多いです。

旅行などの数日にわたるスケジュールは、マスキングテープに書いて縦に貼ってあります。


時間軸についてはわりとおおまかで、はっきり時間が決まっている予定はその場所に書き込んでありますが、ふせんの位置は「だいたい朝」とかいう感じで貼っています。

日によっては午前中に用事が集中したりなどあるので、そのあたりはフレキシブルに使っています。


カバーのはじには「今週」という見出しを、クリアファイルの余りを切ってつけています。

このカバーの中には必ず今週のウィークリーが入ります。週が終わると次の週のものをここに入れ替えます。

5)付箋パッド(ウィークリーの右、やることシートの上にあります)


はなずきんの日記帳-ふせんパッド

クラフト紙っぽい厚紙で作り、透明カバーをつけてあります。
ここに貼ったまま書き込みをするので、厚手の紙で作ったほうが使いやすいです。
本当は下敷きのようなプラスチックで作ろうかと思ったのですが、穴を開けたりなどの加工が難しそうなのでやめました。


ふせんパッドはA5の半分の大きさに作ったところがポイントです。
これなら、下にあるやることシートも上のほうはそのまま見ることができます。

ふせんパッドの下になる、やることシートの下部分は、先の予定にしてあまり頻繁に入れ替えないものにするよう工夫しています。

これもはがれないよう、透明ファイルでカバーをつけています。
ここのカバーは横開きではなく、縦に開くようにしています。横に長い紙なので、縦にカバーを開くほうがアクションが少なくて済むからです。


カバーをすぐに開けやすいように、また手帳を閉じている時にこのふせんパッドのページを一発で開けられるように(これをやるかどうかでかなり使い勝手に影響します)、透明カバーの右側のめくる部分に「ふせん」という見出しクリップをつけています。

クリップではさんだだけだとすぐ取れてしまうのでマステで貼っています。


この付箋パッドは小さいので、自分の使う付箋すべてをつけるには少し小さいと思います。

でも、頻繁に使うのは小さい付箋だけだと思いますので、よく使うものだけ貼っておくといいです。

週間スケジュールに貼り込む小さい付箋は必ずつけて、後は残りのスペースに応じてつけ、入りきらない分はファスナーケースなどに入れておくと良いです。


あとこれは私のオリジナルですが、「就寝前にやること」というのを、ふせんパッドの裏にまとめて書きました。これは毎日ほぼ同じことを同じ時間帯にやるので、ひとつひとつの項目をふせんにする必要はないと思ったからです。

戸締り確認、お米をとぐ、ごみを出す、目覚ましをセットする、シャッターを閉める、ハンドクリームを塗る、などなど、寝る前に必ずやらなければならないことというのはけっこうあって、今まではどれかひとつくらいは忘れてしまっていたのですが、チェック表を作ることでほぼ漏れがなくなりました。

朝起きてから「しまった!お米といでなかった!」「あっ、今日燃やせないゴミの日だった!」なんてことがなくなったので、時間が少ない朝も多少は余裕が出るというものです。


はなずきんの日記帳-ふせんパッド裏


また持ち歩いている場合に(あまりそういうことはないのですが)はがしたふせんを入れられるように、ここにゴミ袋をつけています。

ゴミ袋はビニールのファスナー袋(金具のないタイプの)に、柄紙テープを貼っています。


6)やることシート(右)ふせんパッドの下になります。



はなずきんの日記帳-やることシート(表)


中身は紙で作り、めくれる透明カバーをつけています。

ウィークリーのカバーと反対方向に作っているだけで、構造は同じです。

さきほども書きましたが、やることシートそのものを透明シートで作るとどうも見た目がすっきりしないので、私は色紙を2枚使って色分けしてみました。タイトルはマスキングテープでつけています。


またやることシートにペンホルダーをつけると他のページをめくるときに重くて邪魔なので、私は手帳の一番最後に、上に2本入るペンホルダーをつけたクリアシートを作って入れています。


あな吉さん方式だと、ふせんを書く→貼る の作業中に何度も違うページを開く必要があるので、効率を求める私にはちょっとストレスがたまる部分があったのですが、この方法だと、付箋を書きたくなった時にすぐにこのページを開けて、そのままウィークリーページややることシートに貼り込むことができます。
開くページも最小限で済むので、ふせんがぴらぴらしづらいのもポイントです。


やることシートの後に、今週以降の週間スケジュール(すべて今週分と同じクリアのカバー付、4週間分)、その後に月間スケジュールを入れることにしました。
普通の手帳と違ってかなり頻繁に開いて使うものですから、月間→週間の順に綴じるよりも、開く頻度に応じてファイリングしたほうが効率的ではないかと思います。



★ふせんのカテゴリ分けについての工夫

私は付箋を「そのことをやる場所別」で色分けしました。

本では「できるタイミング別」に付箋を分類していますが、それとは似ているようでちょっと違います。
例えば「家でやること」は青、「パソコンでやること」はピンク色、「外出でやること」は緑色です。


私のようなほとんど家にいる人の場合、付箋の分類は、行動の時間帯で分けるよりも、作業をする場所で分けたほうが効率的ではないかと思います。なぜなら、朝やるべきだと思っていることでも、よく考えれば前日の夜にできたりとか、予定をフレキシブルに考えることがしやすくなるからです。
仕事をしている方だと、家でも職場でもできること、などがあるかもしれませんが、私の場合はそういうケースはほぼないので、この分類がベストのようです。
このあたりは、その人の行動パターンによってどう区分けしたらいいか違ってくるので、工夫してみるとより使いやすくなるのではないでしょうか。


私はふせんを書いたらすぐに、できそうなタイミングに分けて貼っていきます。
まず、やる日が決まっているもので、週間ページをすでに作成してあるものについては、その日のページに張り込みます。

(そのために週間スケジュールの4週間分全部に透明カバーをつけています。)

それ以外の、やる日が特に決まっていないものについては、優先度が高い順に

「優先」「まあまあ急ぎ」「近日中に」「余裕があれば」「ちょっと先」「無期限」「WISH」に分けました。
最初はやることシートの分類を「今週」「来週」「来週以降」などに分けてみたのですが、これだとその通りに実行できないことが多く、結局意味をなさないので、もう少しゆるやかな分類にしてみたのです。


あと、毎月決まって同じことをやるようなものについては「ルーチン」項目を作りました。

「ルーチン」というのは、繰り返し行うけれど、間隔が一週間以上空いているものです。例えば「美容院」とか「洗濯機の洗浄」とか。

ルーチンのものについては、普通のふせんではなく、マスキングテープ(はがしやすいように端っこを折ったもの)を作って、繰り返し使っています。


あな吉さんは、ふせんが多い場合は二つ折りの「やることシート」を勧めていましたが、二つ折りにすると重なった部分のふせんがからまるので使いづらいのではないでしょうか。

私は頻繁にチェックする(優先度の高い)ものを今週のスケジュールの隣に、それより優先度の低いものはやることシートの裏にしました。

一枚の紙の裏表を使っているので、もちろん同じ透明カバーの中に入っています。

裏のほうは透明カバーをがばっと開かないとふせんが入れ替えられないのですが、優先度が低い、入れ替えが少ないものなのでさほど問題はありません。


はなずきんの日記帳-やることシート(裏)


はなずきんの日記帳

7)来週以降のウィークリースケジュール


今週を含めて、全部で4週間分作ってあり、すぐに付箋を貼りこめるようにすべて透明カバーをつけています。(カバーの構造は今週も、その他の週も一緒です)

それぞれのカバーに(クリアファイルを切ったもので)見出し部分を作ってあり、何日から何日までのスケジュールなのかをマステに書いて貼ってあります。

ウィークリースケジュールの差し替えをする時に、この見出し部分のマステも次のカバーに移動させています。


ちなみに、不要になったウィークリーページ(今週部分にあったもの)は終わると外して捨てています。(マンスリーとほぼ同じ内容なので)

用事が終わってはがしたふせんも、すべて捨てています。


8)マンスリースケジュール


はなずきんの日記帳-マンスリーページ


あな吉さんは縦タイプのものを勧めていましたが、私はカレンダータイプのほうが使いやすいです。

家族のスケジュールはリビングにあるカレンダーに一元化して書いているのですが、そちらがもちろん普通のカレンダーなので、そちらと同期が取りやすいのです。

子供のおけいこごとなど、曜日単位で見られるほうがわかりやすいですし。

子供の下校時間、学校行事、塾など、自分の予定ではないけれど書いておかないと予定が立てられない…ということはけっこう多いので、それを書き込むにはカレンダータイプのほうがスペースが広くて使いやすいです。

日々のすき間時間はウィークリーページに書き写すときに把握すれば十分だと思っています。

ウィークリー同様、複数日にわたるスケジュールはマステに書いて貼っています。

このレフィルもウィークリーと同じサイトのものを印刷して使っています。

今月を含め、4か月分を作ってあります。月の終わりに今月のものを外して(別ファイルに取ってあります)4か月先のものを作ります。


今月のマンスリーは頻繁に開くので、「今月」というクリップを作り見出しにしています。

クリップを持って手帳を開いた時にすぐに見られるように、クリップはマンスリーページの左側についています。

ふせんパッドは同じ理由で右側にクリップがついています。クリップの位置をどこにするかで使い勝手がかなり変わると思いますので案外重要です。もちろん他の見出しと重ならないようにすることも大事です。

これもはがれないよう、マステで止めています。


はなずきんの日記帳-ふせんパッドをめくったところ


見出しは見つけやすくするため重ならないよう、まためくりやすいように工夫しています。


はなずきんの日記帳


8)年間カレンダー


はなずきんの日記帳-年間カレンダー

私はほぼこの手帳を家に置いてあるので、年間スケジュールについてはめんどくさいので手帳に書き写しません。(家族のカレンダーのほうに書いてあります)

ですが、持ち歩いた時に曜日くらいは把握しておきたいので、年間のカレンダーだけ入れてあります。


この後ろにもいろいろ入れてあるのですが、それは次回に続きます…。

なお今週は旅行に行きますので、次回更新は来週になるかと思います。

話がかなり途中ですがしばらくお待ちください…。

posted by はなずきん at 23:50 | Comment(8) | TrackBack(0) | あな吉手帳(主婦の手帳術) | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする